SEKILAS TENTANG TAHAP AWAL PROYEK PADA PROSES PENGADAAN

Proses pengadaan pada perusahaan merupakan sebuah fungsi manajemen bisnis yang memastikan identifikasi, sumberdaya, akses dan manajemen dari pihak eksternal yang dibutuhkan organisasi untuk memenuhi tujuan strategis organisasi. Proses ini memakan waktu yang cukup lama dan sumberdaya yang tidak sedikit. Tulisan kali ini akan membahas sekilas proses awal pengadaan pada perusahaan, terutama pada tahap awal yaitu inisiasi proyek.

Untuk tahap awal proses pengadaan ada baiknya perusahaan melakukan identifikasi pemegang kepentingan utama (key stakeholder), baik pemegang kepentingan internal maupun pemegang kepentingan eksternal. Melakukan kegiatan identifikasi pemegang kepentingan dapat membantu perusahaan mengenali permasalahan yang berkaitan dengan pengadaan dan penyelesainnya, dan memberikan perusahaan identifikasi peluang melalui pembelajaran pengadaan-pengadaan sebelumnya kemudian menggunakan hasil analasis untuk meningkatkan kualitas pengadaan di masa datang.

Salah satu cara untuk melakukan identifikasi kepentingan melalui pembagian kategori pemegang kepentingan RASCI. RASCI membagi pemegang kepentingan menjadi lima kategori berikut:

1. R (Responsible) atau tanggung jawab, personel yang pada akhirnya bertanggung jawab terhadap proyek pengadaan dan penyelesaiannya.
2. A (Accountable) akuntabel atau bisa dipertanggungjawabkan, personel yang mempunyai akuntabilitas dan otoritas, personel tempat ‘R’ mempertanggungjawabkan aktivitasnya.
3. S (Supportive) atau pendukung, personel atau tim yang melakukan tugas dari ‘R’
4. C (Consulted) atau konsultan, personel yang mempunyai input untuk menambah nilai pengadaan dan memperlancar proses pengadaan.
5. I (Informed), personel atau kelompok yang memerlukan informasi dari setiap tindakan yang diambil atau hasil dari sebuah keputusan namun tidak terlibat dalam pengambilan keputusan atau proses pengadaan.

Dengan menggunakan RASCI maka perusahaan mendapat beberapa keuntungan seperti pembagian tegas terhadap kepemilikan atau tanggungjawab suatu proyek atau suatu tugas bagi masing-masing personel yang terlibat, memudahkan alur kerjasama tim dengan mengklarifikasi peran dan tanggungjawab masing-masing personel yang terlibat, meningkatkan komunikasi dengan melibatkan kelompok yang sesuai dengan perannya, meningkatkan efisiensi dengan menghilangkan duplikasi peron atau usaha dalam pengerjaan suatu proyek atau tugas, mengurangi kesalahpahaman antara karyawan yang terlibat dengan kelompok penting pemegang kepentingan, meningkatkan pembuatan keputusan dengan melibatkan orang-orang yang tepat dan sesuai dengan peran masing-masing, dan menyediakan suatu pondasi dasar untuk keterlibatan proyek-proyek di masa depan. Berikut contoh tabel RASCI sederhana:

Setelah mengelompokkan tugas dan tanggung jawab masing-masing pemegang kepentingan, maka langkah selanjutnya adalah membuat rerangka untuk mengelola pemegang kepentingan dan melakukan pemetaan kekuatan serta pengaruh dari masing-masing pemegang kepentingan untuk dibandingkan dengan tingkat aspirasi dan tingkat minat (interest) dari masing-masing pemegang kepentingan, berikut diagram untuk mengenali tingkat minat dan pengaruh masing-masing pemegang kepentingan:

Hal pertama yang dilakukan adalah melakukan identifikasi semua pemegang kepentingan yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan, namun jika perusahaan tidak mempunyai waktu yang cukup maka identifikasi dapat difokuskan pada pemegang kepentingan pemegang kepentingan yang cukup dikenal atau yang relevan dalam pengambilan keputusan, lalu kemudian mulai memetakan para pemegang kepentingan sesuai dengan tingkat minat dan kekuatan masing-masing pemegang kepentingan. Penempatan pemegang kepentingan pada pemetaan dapat dilakukan berdasarkan bukti-bukti kebiasaan pemegang kepentingan di masa lalu, serta mempertimbangkan sikap, arah atau tujuan yang ingin dicapai pemegang kepentingan, prosedur yang diikuti oleh masing-masing pemegang kepentingan, dan ekspresi kebijakan formal dan informal yang selama ini diambil. Lalu langkah selanjutnya memutuskan tindakan perusahaan yang akan diambil berkaitan dengan masing-masing pemegang kepentingan.

Kesimpulan:

Proses inisiasi proyek merupakan tahap yang penting dalam proses pengadaan (procurement) perusahaan, agar perusahaan dapat melakukan proses pengadaan yang efektif dan efisien maka pada tahap inisiasi proyek pengadaan, perusahaan dapat melakukan identifikasi pemegang kepentingan terhadap suatu proyek pengadaan dengan alat yang disebut tabel RASCI, tabel RASCI memudahkan untuk membagi tanggungjawab dan kekuasaan masing-masing pemegang kepentingan sehingga ketika proyek berjalan tidak ada lagi pengerjaan satu tugas secara berulang oleh dua personel atau tim yang berbeda.

Setelah melakukan identifikasi para pemegang kepentingan, lalu perusahaan dapat melakukan pemetaan minat dan kekuatan masing-masing pemegang kepentingan agar perusahaan dapat memutuskan sikap, tindakan serta keputusan yang diambil untuk masing-masing pemegang kepentingan dengan menggunakan matriks minat dan kekuatan (power/interest matrix), dengan alat tersebut maka perusahaan dapat mengurangi usaha dan upaya yang tidak tepat kepada masing-masing pemegang kepentingan.