SEKILAS TENTANG SIKLUS PENGGAJIAN

Pemberitahuan:

Artikel ini hanya akan membahas sekilas tentang materi Siklus Penggajian untuk yang tertarik mempelajari lebih lanjut, berikut adalah link download untuk materi Siklus Penggajian dengan host MediaFire, anda bebas mengunduh materi tersebut (free download), jika tidak menemukan link yang anda cari klik back lalu klik dan lanjutkan. Selamat belajar.

 Pada beberapa literatur ada yang menggolongkan siklus penggajian (payroll cycle) termasuk pada siklus pengeluaran, namun ada juga yang menggolongkan siklus penggajian pada siklus manajemen sumberdaya manusia (Human Resource Management). Hal tersebut bukanlah sebuah masalah yang prinsip mengingat penggolongan tersebut bertujuan untuk mempermudah pembahasan sehingga lebih mudah untuk dipahami.

Jika dilihat dari sisi siklus pengeluaran, siklus penggajian tergolong unik karena berbeda dengan pengeluaran perusahaan pada umumnya bukan melakukan pengeluaran untuk barang mentah atau barang jadi melainkan sumberdaya manusia yang bersifat tak kasat mata, hal ini kemudian menciptakan beberapa prosedur dasar siklus penggajian pada perusahaan:

1. Prosedur penggajian berbeda antara satu karyawan dengan karyawan lainnya, tergantung pada penggolongannya seperti misalnya tarif perjam, gaji karyawan, tenaga kerja per unit, selain itu siklus penggajian juga memasukkan prosedur pemotongan, seperti pemotongan pajak, iuran kesehatan dan lainnya.
2. Siklus penggajian termasuk pengeluaran yang lebih fluktuatif jika dibanding dengan pembelanjaan bahan mentah atau barang jadi, pengeluaran kas bisa saja dalam periode mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Siklus ini lebih banyak melibatkan aktivitas dalam hal penyiapan cek untuk gaji jadi jika perusahaan tidak berhati-hati dalam alokasi waktu dan sumberdaya maka perusahaan akan menghabiskan waktu dan sumberdaya untuk siklus ini.
3. Cek mempunyai sifat likuid atau lebih mudah dicairkan, hal ini dapat mendorong terjadinya kecurangan (fraud) maka dari itu perusahaan harus mempunyai pengendalian yang memadai.

Apabila dilihat secara dari sisi siklus manajemen sumberdaya manusia, terutama untuk industri jasa seperti firma hukum atau kantor konsultan maka siklus penggajian memegang peranan penting karena biaya yang keluar merupakan representasi dari usaha perusahaan untuk mengumpulkan laba. Untuk tujuan efektivitas perusahaan, maka perusahaan setidaknya mencoba untuk mengumpulkan informasi tentang:

1. Jumlah sumberdaya manusia yang diperlukan perusahaan untuk memenuhi rencana strategis perusahaan
2. Mengidentifikasi karyawan yang mempunyai keahlian tertentu
3. Mengidentifikasi kekurangan dan kelebihan jumlah karyawan yang memiliki keahlian tertentu
4. Efektivitas program pelatihan yang ada dalam mengembangkan tingkat keahlian karyawan
5. Identifikasi performa perusahaan secara keseluruhan, apakah menurun atau terdapat peningkatan
6. Identifikasi permasalahan perusahaan dan karyawan terkait dengan turnover, keterlambatan dan ketidakhadiran

Tidak jarang perusahaan menggunakan Knowledge Management System (KMS) atau sistem manajemen pengetahuan agar perusahaan dapat memanfaatkan pengetahuan dan keahlian, KMS adalah sebuah sistem yang menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki oleh karyawan sehingga karyawan lain dapat memanfaatkan pengetahuan tersebut dan meningkatkan produktifitas perusahaan. Seperti misalnya sebuah kantor konsultan yang menghadapi berbagai klien dengan berbagai permasalahan dengan adanya pemanfaatan terhadap KMS maka konsultan dapat menyimpan kasus-kasus yang telah terselesaikan dalam sebuah database, sehingga jika suatu saat terdapat kasus yang serupa maka konsultan dapat mempelajari kasus tersebut dan menyelesaikannya dengan lebih cepat.

Pada siklus penggajian terdapat lima siklus utama yaitu melakukan pembaruan (update) pusat database penggajian, validasi waktu dan data kehadiran, mempersiapkan penggajian, melakukan pengeluaran kas untuk penggajian, menghitung potongan pajak, dana pensiun dan potongan lainnya. Berikut penyajian pada diagram konteks

Pembaruan (Update) Pusat Database Penggajian

Aktivitas pertama pada siklus penggajian adalah pembaruan pusat database penggajian supaya data yang ada pada perusahaan menunjukkan kondisi sebenarnya, terutama perubahan-perubahan yang terjadi secara internal di perusahaan seperti rekrutmen karyawan baru, pemberhentian karyawan , perubahan tarif gaji, atau perubahan potongan gaji karyawan.

Validasi Waktu dan Data Kehadiran

Perusahaan memiliki karyawan dengan berbagai fungsi, dengan adanya bermacam-macam fungsi dalam perusahaan menyebabkan berbagai variasi skema penggajian karyawan. Penggunaan time card untuk karyawan yang mempunyai basis perhitungan jam untuk menentukan pembayaran uang yang diterima karyawan. Sementara untuk karyawan yang mendapatkan gaji bulanan tidak lagi menggunakan time card untuk mencatat kedatangan namun dari laporan supervisor yang memantau kehadiran karyawan. Karyawan di fungsi penjualan mendapatkan pembayaran berdasarkan gaji dan komisi yang diterima dari hasil penjualan produk yang mereka lakukan. Dengan adanya insentif, komisi, dan bonus memerlukan sinkronisasi data sistem penggajian dengan sistem informasi dari siklus lain untuk mengkalkulasi data sebagai dasar pembagian bonus.

Mempersiapkan Penggajian

Dalam mempersiapkan penggajian perusahaan biasanya akan melakukan beberapa tahapan, tahapan pertama yang dilakukan perusahaan adalah sistem penggajian melakukan pengumpulan data dari berbagai siklus terutama yang mempunyai perhitungan gaji yang unik. Kemudian perusahaan akan mengecek dan menjumlah semua potongan yang ada, mulai dari potongan pajak, pensiun, asuransi dan potongan lainnya. Setelah itu barulah gaji karyawan dikurangi dengan hasil penjumlahan dari potongan tersebut supaya mendapatkan jumlah gaji bersih yang kemudian akan dicetak pada slip gaji.

Melakukan Pengeluaran Kas untuk Penggajian

Setelah slip gaji telah dipersiapkan maka aktivitas selanjutnya adalah melakukan pengeluaran kas untuk penggajian. Sistem penggajian mengirimkan data ke sistem utang (account payable) untuk kemudian di tinjau (review) dan disetujui. Perusahaan kemudian membuat cek untuk mencairkan gaji tersebut yang kemudian dikirimkan ke pihak bank agar pihak bank melakukan transfer gaji ke masing-masing rekening karyawan, pihak perusahaan mencatat salinan (copy) dari cek yang dikirm ke bank pada siklus buku besar dan laporan keuangan.

Menghitung Potongan Pajak, Dana Pensiun dan Potongan Lainnya

Aktivitas terakhir dari siklus penggajian adalah menghitung pajak dan potongan untuk imbalan kerja kemudian menyetorkannya kepada pemerintah atau perusahaan yang menaungi program imbalan kerja karyawan.

Kesimpulan:

Beberapa literatur ada yang menggolongkan siklus penggajian termasuk dalam siklus pengeluaran perusahaan, namun ada literatur lain yang menggolongkan siklus penggajian tersendiri, karena sistem pembebanan biaya yang berbeda dari siklus pengeluaran, siklus penggajian mempunyai keunikan dalam menggolongkan biaya, satu karyawan bisa berbeda dengan karyawan lainnya, mulai dari upah lembur, gaji bagian pemasaran yang berbeda sistemnya dengan gaji bagian lainnya, potongan pajak yang berbeda, kenaikan pangkat dan tunjangan, dan lain sebagainya. Terdapat lima aktivitas utama dalam siklus penggajian, antara lain (1) melakukan pembaruan (update) pusat database penggajian, (2) validasi waktu dan data kehadiran, (3) mempersiapkan penggajian, (4) melakukan pengeluaran kas untuk penggajian, (5) menghitung potongan pajak, dana pensiun dan potongan lainnya. Setelah itu siklus penggajian akan mengirimkan biaya upah dan gaji pada siklus buku besar dan pelaporan keuangan untuk kemudian dicatat dan dijadikan sebagai materi laporan keuangan perusahaan.