SEKILAS TENTANG PENILAIAN PEMASOK (VENDOR EVALUATION)

Pengadaan melibatkan berbagai perusahaan sebagai pemasok barang dan jasa, untuk menghindari hal-hal yang merugikan dalam pengadaan yang berkaitan dengan pemasok maka perusahaan harus mengetahui kinerja dan kualitas hasil kerja pemasok, CIPS (The Chartered Institute of Purchasing & Supply) mengungkapkan untuk mempermudah perusahaan dalam pengadaan maka setidaknya perusahaan mempunyai tiga hal berikut:

1. Penilaian pemasok (supplier appraisal) Penilaian kemampuan pemasok potensial dalam mengendalikan kualitas, penyerahan barang dan jasa, jumlah, harga dan semua faktor yang ada dan terlampir pada kontrak.
2. Persetujuan terhadap pemasok (supplier approval) berupa daftar pemasok yang telah mendapat persetujuan dan telah melalui tahap penilaian pemasok.
3. Pemeringkatan pemasok (supplier rating) merupakan daftar yang menunjukkan kinerja pemasok yang berhubungan dengan perusahaan.

Ketiga aktivitas perusahaan saling berkaitan satu dengan yang lain dan mempunyai siklus yang berkelanjutan, penilaian pemasok berujung pada persetujuan terhadap pemasok lalu kemudian berlanjut dengan pemeringkatan pemasok, aktivitas pemeringkatan pemasok dapat berlanjut ke penilaian pemasok kembali (re-appraisal), dan persetujuan kembali terhadap pemasok (re-approval), atau pengahapusan pemasok dari daftar pemasok perusahaan. Berikut adalah skema aktivitas tersebut:

Pengadaan dengan pendekatan strategis memberikan perhatian khusus terhadap para pemasok karena berhubungan dengan pengelolaan pemasok (supplier management) yang akan memberikan keuntungan kompetitif (competitive advantage) pada perusahaan. Perusahaan sebagai pembeli harus mempunyai kriteria agar dapat bekerjasama dengan pemasok yang potensial, secara garis besar spesifikasi dapat dibagi menjadi barang (things) seperti bahan baku, komponen, produk akhir, sistem, dan spesifikasi lainnya adalah tindakan (actions) seperti fungsi, proses, prosedur, jasa.

Penilaian terhadap pemasok merupakan suatu aktivitas yang memakan waktu dan memakan biaya, maka dari itu perusahaan harus selektif dalam memilih waktu penilaian, dalam beberapa hal penilaian terhadap pemasok merupakan hal yang mutlak harus ada, setidaknya untuk hal-hal berikut:

• Pembelian barang/jasa yang bersifat strategis dan mempunyai risiko tinggi
• Pembelian terhadap barang/jasa yang tidak standar
• Proyek konstruksi atau sejenisnya
• Pembelian terhadap barang/jasa yang bersifat modal (pembelanjaan modal) seperti pembelian mesin dan sistem komputer
• Untuk kepentingan standarisasi pemasok, untuk menjembatani kebutuhan perusahaan terhadap pemasok dengan pemasok potensial yang ada saat ini, seperti kompetensi, sumberdaya, aturan, atau standar.
• Perusahaan memutuskan untuk melakukan perjanjian JIT (Just In Time) dengan pemasok
• Ketika akan memasuki atau mempertimbangkan informasi dari asosiasi pemasok
• Ketika terlibat pengadaan tingkat global
• Ketika membuat perjanjian e-procurement dengan pemasok strategis
• Ketika melakukan negoisasi tentang TQM (Total Quality Manajemen) dan kualitas barang /jasa yang memiliki risiko atau laba tinggi
• Ketika melakukan negosiasi kontrak alih daya (outsourcing)
• Sebelum menyetujui adanya sub-kontrak dengan pemasok utama berkaitan dengan komponen utama perusahaan
• Ketika melakukan negoisasi tingkat persetujuan jasa (Service Level Agreement).

Setelah mengetahui saat-saat penting untuk melakukan penilaian pemasok, maka hal berikut yang perlu menjadi perhatian perusahaan adalah aspek penilaian pemasok. Secara umum penilaian pemasok melibatkan aspek berikut:

keuangan, kapasitas dan fasilitas produksi, sumberdaya manusia, kualitas, kinerja, pertimbangan etika dan lingkungan, teknologi informasi.

Keuangan

Adanya penilaian aspek keuangan setidaknya dapat mengurangi risiko perusahaan dalam menjalin kerjasama dengan perusahaan yang sedang mengalami masalah keuangan, beberapa hal dari aspek keuangan yang dapat menjadi indikator penilaian antara lain:

• Tingkat rasio keuangan perusahaan setidaknya dalam periode tiga tahun.
• Tingkat laba dan hubungan antara laba kotor dengan laba bersih dalam periode tiga tahun.
• Nilai dari aset modal dan tingkat pengembalian aset modal, serta tingkat pengembalian modal kerja.
• Tingkat pinjaman dan rasio utang terhadap aset.
• Penunjang keuangan lain atau penjamin pemasok
• Kemungkinan pengambil-alihan (take-over) atau penggabungan (merger) dan kemampuan pemasok untuk menjaga pasokan
• Tingkat ketergantungan pemasok dengan pelanggan dan jumlah pelanggan, terutama pada kemampuan keuangan pemasok. Jika pemasok mempunyai tingkat ketergantungan tinggi terhadap pelanggan dan mempunyai jumlah pelanggan yang sedikit, kemudian beberapa pelanggan menghentikan kontrak dengan pemasok, seberapa besar hal tersebut berpengaruh terhadap kemampuan keuangan pemasok.

Selain dari sumber informasi keuangan internal, perusahaan juga dapat menggunakan sumber informasi yang berasal dari eksternal agar perusahaan dapat memahami lebih lanjut tentang pemasok, beberapa sumber informasi eksternal yang dapat digunakan sebagai referensi:

• Catatan bank atau referensi dari bank
• Laporan kredit yang berasal dari agensi kredit

Beberapa informasi berguna yang berasal dari agensi kredit seperti:

• Penjualan (dapat memberikan gambaran tentang ukuran keuangan perusahaan pemasok)
• Profil Keuangan (memberikangambaran perbandingan kinerja keuangan berdasarkan rasio keuangan dengan industri lain yang sejenis)
• Peringkat risiko (agensi kredit atau lembaga pemeringkat biasanya memberikan peringkat risiko pemasok terutama untuk perusahaan UMKM, sehingga perusahaan dapat mengantisipasi kemungkinan risiko yang akan muncul jika melakukan kerjasama)

Kapasitas Produksi

Buffa E.S. dan Rakesh K.S. memberikan definisi kapasitas sebagai berikut “The limiting capability of a productive unit to produce within a stated time period, normally expressed in terms of output units per units of time” atau batas kemampuan dari unit produktif untuk melakukan produksi dalam rentang waktu tertentu, pada umumnya diukur melalui unit output dalam unit waktu.

Dengan dinamika bisnis dan kemajuan tekologi jaman sekarang maka tentunya ukuran kapasitas bisa beragam mengingat perusahaan juga akan dan harus bekerjasama dengan berbagai industri, kapasitas produksi bisa beragam namun setidaknya perusahaan dapat menjadikan beberapa hal berikut sebagai tolok ukur:

• Produksi maksimal dalam rentang waktu normal.
• Jumlah komitmen produksi yang ditangani oleh pemasok dalam rentang waktu tertentu.
• Prediksi kemajuan produksi pemasok untuk memenuhi peningkatan permintaan perusahaan di masa datang.
• Prosentase alokasi produksi untuk memenuhi pelanggan utama pemasok.
• Tingkat perputaran persediaan pertahun, dan untuk memastikan bahwa pemasok tidak hanya bergantung pada satu atau dua pelanggan utama.
• Sistem yang digunakan untuk perencaan produksi

Alat atau fasilitas produksi

Penilaian pada fasilitas produksi merupakan salah satu hal krusial dalam evaluasi pemasok, beberapa hal yang perlu diperhatikan pada proses penilaian fasilitas produksi antara lain:

• Kelengkapan alat atau fasilitas atau mesin yang dimiliki pemasok untuk keperluan produksi mulai dari bahan baku hingga menjadi produk jadi.
• Langkah yang diambil oleh pemasok ketika pemasok hanya memiliki mesin yang cukup untuk memproduksi setengah proses dari produk jadi.
• Tingkat kebaruan (modern) mesin dan cara perawatan mesin secara berkala.
• Tingkat efektifitas dan efisiensi tata letak pabrik dan fasilitas dalam pabrik.
• Bukti-bukti perawatan pabrik dan mesin atau fasilitas pabrik secara berkala.
• Pendekatan pemasok dalam adopsi sistem seperti computer-aided design (CAD), computer aided-manufacturing (CAM), flexible manufacturing system (FMS).
• Tingkat kepatuhan terhadap peraturan keamanan dan kesehatan pabrik.

Sumber daya manusia

Hal lainnya yang perlu diperhatikan adalah sumber daya manusia dari pemasok, karena sistem sebaik apapun tidak akan berjalan tanpa ada sumber daya manusia yang kompeten. Beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan dalam penilaian sumber daya manusia pemasok adalah sebagai berikut:

• Jumlah personel yang ditugaskan pada produksi dan administrasi.
• Tingkat efektifitas dan efisiensi pengelolaan personel oleh pemasok, bisa jadi terlalu banyak beban kerja, terlalu sedikit beban kerja, dan seterusnya.
• Nama, tingkat pendidikan, kualifikasi, dan pengalaman dari personel di bidang manajerial.
• Skema pelatihan untuk personel di bidang pengawasan (supervision) dan eksekutif.
• Pemanfaatan potensi dan pengelolaan kerja tim oleh pemasok.
• Perwakilan pekerja atau perserikatan yang ada pada pemasok.
• Tingkat perselisihan tenaga kerja dengan perusahaan dalam rentang lima tahun terakhir.
• Tingkat perputaran atau rotasi personel terutama pada jajaran manajerial dan jajaran operasional.
• Atittude pekerja terhadap pemasok dan tingkat kepedulian pekerja untuk memenuhi persyaratan pelanggan.

Kualitas

Kualitas produk apapun bentuknya harus menjadi hal utama bagi pemasok, adanya sertifikasi yang dimiliki oleh pemasok memudahkan perusahaan agar dapat memastikan bahwa pemasok menjaga kualitas produknya, beberapa sertifikasi yang dapat menjadi referensi antara lain seri ISO 9001 (standar internasional tentang manajemen mutu), untuk ISO 9001 tahun 2015 pengadaan diatur pada klausul 8 tentang perencanaan dan pengendalian operasional. Sertifikasi lainnya yang dapat menjadi referensi antara lain ISO seri 14000 tentang sistem manajemen lingkungan, adanya sertifikasi tentunya memudahkan perusahaan untuk menilai pemasok, beberapa keuntungan perusahaan jika bekerjasama dengan pemasok bersertifikasi antara lain:

• Mengurangi proses penilaian pemasok oleh perusahaan.
• Memudahkan pengambilan keputusan.
• Memberikan jaminan keyakinan dari pemenuhan kriteria kualitas.
• Meningkatkan tingkat kompetensi kemampuan pemasok.

Kinerja

Proses penilaian kinerja pemasok merupakan suatu proses terutama untuk menilai pemasok produk non-standar seperti proyek konstruksi, atau instalasi sistem komputer. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

• Pengalaman pemasok dalam mengerjakan proyek yang sama atau menyerupai.
• Proyek yang sedang dikerjakan pemasok.
• Perbedaan antara proyek yang telah dikerjakan pemasok dengan proyek yang dikehendaki oleh perusahaan.
• Inovasi yang akan muncul atau inovasi proses yang ditawarkan oleh pemasok.
• Referensi dari pelanggan yang proyeknya telah diselesaikan oleh pemasok.

Lingkungan dan faktor etika

Telah dibahas sebelumnya pada poin kualitas tentang lingkungan, salah satu sertifikasi yang dapat dijadikan referensi dalam manajemen lingkungan adalah seri ISO 14000, selain ISO 14000 hal lain yang perlu diperhatikan adalah peraturan pemerintah yang berhubungan dengan lingkungan. Selain itu beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan adalah:

• Pelimpahan wewenang terhadap personel mengenai lingkungan.
• Bahan baku yang digunakan termasuk golongan terbarukan dan tingkat kepedulian terhadap bahan baku yang tak terbarukan.
• Jumlah biaya yang termasuk dalam siklus hidup produk pemasok.
• Fasilitas pembuangan, pengurangan dampak, daur ulang limbah milik pemasok.
• Bentuk penghematan energi milik pemasok, jika ada.
• Bentuk pengendalian terhadap material yang berbahaya untuk lingkungan.

 Dan untuk hal-hal yang berkaitan dengan etika, beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

• Kebijakan dan etika pemasok terhadap pembelian produk serta layanan purna jual.
• Personel atau bagian yang bertanggungjawab terhadap kebijakan tersebut.
• Pedoman prosedur pemasok yang berkaitan dengan data dan kerahasiaan pelanggan.
• Kebijakan pemasok terhadap pemberian hadiah atau dalam menerima bentuk penghargaan.
• Prinsip pemasok tehadap benturan keinginan (conflict of interest).

Teknologi informasi

Seiring dengan perkembangan jaman penggunaan teknologi informasi pada industri semakin variatif, mulai dari penggunaan untuk keperluan internal hingga untuk transaksi jual beli. Beberapa hal yang perlu menjadi perhatian antara lain:

• Website pemasok, mulai dari tampilan, aktivitas bisnis, pemrosesan informasi.
• Efektivitas penggunaan teknologi informasi pemasok dalam kegiatan dan prosesnya, mulai dari pengurangan penggunaan kertas, penyediaan informasi berdasar waktu nyata (real-time), hingga integrasi rantai pasokan (supply chain).

Pembahasan perihal masing-masing elemen keuangan, kapasitas dan fasilitas produksi, sumberdaya manusia, kualitas, kinerja, pertimbangan etika dan lingkungan, serta teknologi informasi bukanlah sebuah hal yang kaku, yang harus ada dan harus dilalui. Namun lebih memberikan referensi ketika perusahaan akan melakukan penilaian terhadap dari aspek keuangan, kapasitas dan fasilitas produksi, sumberdaya manusia, kualitas, kinerja, pertimbangan etika dan lingkungan, serta teknologi informasi pemasok.

Kesimpulan:

Pengadaan dalam perusahaan melibatkan berbagai perusahaan penyedia barang dan jasa sebagai pemasok, untuk itu perusahaan harus mempunyai tiga hal berikut:

1. Penilaian pemasok
2. Persetujuan terhadap pemasok
3. Pemeringkatan pemasok

Ketiga aktivitas tersebut saling berkaitan satu sama lain seperti sebuah siklus, dan tentunya ketiga hal tersebut memerlukan perhatian khusus ketika perusahaan berhubungan dengan pemasok dalam bidang strategis, agar perusahaan dapat mendapatkan suatu keunggulan kompetitif pada pasar.

Penilaian terhadap pemasok merupakan proses yang sangat panjang dan lama karena melibatkan berbagai elemen dan kriteria penilaian, beberapa aspek yang harus menjadi perhatian utama perusahaan dalam hal pengadaan dan kerjasama dengan pemasok antara lain keuangan, kapasitas dan fasilitas produksi, sumberdaya manusia, kualitas, kinerja, pertimbangan etika dan lingkungan, serta teknologi informasi. Dengan adanya elemendan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka perusahaan dapat lebih cepat menilai pemasok dan membuat keputusan yang berhubungan dengan pemasok, seperti kerjasama jangka panjang, pemesanan dalam partai besar, integrasi sistem pengelolaan persediaan, dan sebagainya sehingga perusahaan mempunyai keunggulan kompetitif dibanding perusahaan lain.