SEKILAS TENTANG MODEL PENILAIAN DAN PEMILIHAN PEMASOK

Setelah semua penawaran dari para pemasok masuk ke perusahaan, maka kegiatan yang selanjutnya dapat dilakukan oleh perusahaan adalah dengan membuat model penilaian bagi pemasok. Beberapa model penilaian pemasok yang umum digunakan antara lain adalah:

Selain model diatas masih ada model-model lain seperti Formula Kualitas dan Harga (Price Quality Formula) Pemilihan model yang akan digunakan oleh perusahaan akan sangat tergantung pada lingkungan, lingkup, tingkat risiko, dan kompleksitas pada setiap pengadaan. Berikut penjelasan dari beberapa model yang telah disebut:

Harga Terendah

Merupakan sebuah metodologi yang paling mudah dan mendasar, pemasok yang telah memasukkan penawaran akan melalui proses penilaian berdasar pada keseuaian terhadap persyaratan yang telah diajukan oleh perusahaan dan pemasok yang menawarkan harga terendah akan mendapatkan “peringkat pertama” dalam penilaian perusahaan.

Metodologi ini cocok untuk jenis pengadaan yang tidak memberikan nilai tambah terhadap uang (value for money), persyaratan yang tidak terlalu rumit, dan yang tidak terlalu penting bagi perusahaan. Seperti misalnya pengadaan alat tulis atau pada pengadaan barang-barang habis pakai lainnya yang  mempunyai kualitas standar dan mempunyai banyak pengganti atau subtitusi. Namun sangat tidak disarankan untuk pengadaan yang mempunyai kompleksitas tinggi, bersifat penting bagi perusahaan, dan mempunyai aspek yang luas pada nilai tambah terhadap uang.

Penilaian Sederhana (simple score)

Pada metode penilaian sederhana, semua kriteria mempunyai bobot atau tingkat kepentingan yang sama misalnya kriteria untuk penawaran harga dan kualitas dari pemasok dianggap mempunyai bobot atau tingkat kepentingan yang sama. 

Sebelum penawaran masuk, perusahaan membuat daftar kriteria yang akan menjadi penilaian seperti kualitas, harga, ketepatan waktu, dan layanan purna jual pemasok. Setelah itu para pemasok memasukkan penawarannya dan perusahaan akan menilai penawaran yang diberikan pemasok dengan menggunakan kriteria sebeumnya yaitu kualitas, harga,ketepatan waktu, dan layanan purna jual masing-masing pemasok. Pemasok yang memiliki nilai tertinggi dalam memenuhi kriteria kualitas, harga, ketepatan waktu, dan layanan purna jual terpilih sebagai pemenangnya.

Rata-rata tertimbang (weighted score)

Rata-rata tertimbang umumnya banyak digunakan oleh sektor publik, namun tidak menutup kemungkinan jika perusahaan yang bergerak di bidang swasta ingin menggunakan metode ini. Pada metode ini setiap kriteria memiliki bobot yang berbeda berdasarkan tingkat kepentingan, pembobotan masing-masing kriteria biasanya menggunakan prosentase sedangkan nilai biasanya menggunakan angka 1-10. Setelah Penawaran dari pemasok masuk, maka perusahaan menilai masing-masing penawaran berdasarkan pada nilai masing-masing kriteria, yang mempunyai nilai tertinggi terpilih sebagai pemenangnya. Berikut contoh penggunaan rata-rata tertimbang sederhana:

Metode ini dapat memasukkan elemen harga sebagai salah satu kriteria, namun bisa juga elemen harga tidak dimasukkan dalam kriteria dan menilai elemen harga secara tersendiri. Jika perusahaan memilih elemen harga untuk tidak termasuk dalam kriteria maka perusahaan akan melakukan penilaian elemen harga tersebut secara terpisah, berikut adalah beberapa cara untuk menilai elemen harga sebagai kriteria yang terpisah:

a. Harga Rata-rata (average price/short listed mean)

Model ini merupakan penggabungan dan kelanjutan dari metode rata-rata tertimbang, setelah para pemasok mendapatkan nilai dari hasil evaluasi perusahaan maka langkah selanjutnya adalah membandingkan harga beserta nilai dari rata-rata tertimbang dari masing-masing pemasok. Setelah itu barulah perusahaan menentukan pemenangnya dan mulai untuk bernegosiasi pada harga penawaran pemasok. Berikut contoh tabelnya:

Tabel di atas menggunakan harga median sebagai acuan, yaitu dengan melakukan penjumlahan dari semua harga penawaran yang masuk ke perusahaan kemudian dibagi dengan jumlah pemasok yang memasukkan penawaran, sehingga didapat harga median sebesar 12.500.000 sebagai acuan, lalu perusahaan menggunakan margin toleransi untuk negosiasi harga sebesar ± 10%. Kemudian perusahaan menyandingkan hasil perhitungan rata-rata tertimbang sebagai acuan untuk kualitas pemasok, dan harga penawaran dari pemasok. Perusahaan akan melakukan negosiasi terlebih dahulu dengan pemasok A, bisakah pemasok A menurunkan harga hingga Rp 13.500.000 jika tidak berhasil maka perusahaan akan beralih untuk bernegosiasi dengan pemasok B, begitu seterusnya.

b. Rasio efektivitas harga (cost effectiveness ratio)

Metode ini lebih berdasar pada matematika, jumlah nilai yang diperoleh masing-masing pemasok sebagai dimensi kualitas kemudian dibagi dengan harga penawaran dari pemasok dengan asumsi untuk mendapat 1 kualitas perusahaan mengeluarkan Rp 1. Pemasok dengan jumlah rasio harga efektivitas terendah yang akan dipilih. Berikut contoh dalam bentuk tabel:

Jika menggunakan tabel contoh maka pemasok yang terpilih adalah pemasok B dengan rasio efektivitas harga 1,3.

c. Analisis harga dan nilai tambah (value-add price analysis)

Metode ini lebih berdasar pada diskusi, perusahaan memilih beberapa pemasok unggulan dari dari hasil penilaian rata-rata tertimbang dan kemudian meminta rincian spesifik dari harga penawaran masing-masing, rincian daftar harga oleh pemasok juga mencantumkan beberapa nilai tambah pemasok yang membuat harga pemasok berbeda dengan pemasok lain, kemudian para panelis dari perusahaan mendiskusikan tentang kelayakan harga atas nilai tambah yang ada atau diberikan pemasok ke perusahaan, jika nilai tambah dinilai tidak layak untuk dibebankan pada harga maka panelis bisa meminta perusahaan pemasok untuk menghilangkan nilai tersebut dari harga penawaran atau perusahaan bisa beralih ke pemasok lainnya.

Harga dan kualitas merupakan hal yang sangat penting dalam penawaran, jika perusahaan menganggap elemen harga dan kualitas merupakan salah satu elemen vital maka perusahaan dapat menggunakan analisis sensitivas untuk menetapkan bobot bagi masing-masing kriteria pada penawaran untuk meyakinkan bahwa pembobotan untuk kriteria telah sesuai. Perusahaan juga harus mempertimbangkan faktor risiko atas penawaran dengan harga yang rendah, terutama jika terdapat pemasok yang memberikan penawaran harga yang rendah tetapi pemasok tersebut mempunyai nilai rata-rata tertimbang diatas rata-rata.

Penggunaan rata-rata tertimbang tentunya sangat sesuai untuk bentuk pekerjaan yang memiliki kompleksitas tinggi dan terdapat tarik-ulur (trade-off) antara harga dan kualitas pekerjaan yang diberikan oleh pemasok.

Harga sasaran (target price)

Metode ini berguna ketika perusahaan mengalami kesulitan untuk mendefinisikan persyaratan dan kriteria pekerjaan dan perusahaan mempunyai keterbatasan anggaran. Perusahaan memberikan informasi kepada pemasok tentang anggaran yang tersedia serta menyertakan spesifikasi atau persyaratan terhadap barang atau jasa yang dikehendaki perusahaan, kemudian baru mengundang para pemasok untuk mengetahui kemampuan pemasok dalam menyediakan barang atau jasa yang diminta perusahaan dengan harga yang ada. Yang menjadi fokus utama dari metode ini adalah kualitas dan kuantitas dari produk atau jasa yang disediakan daripada harga.

Kesimpulan:

Pada tahapan ini perusahaan menetapkan kriteria tentang pemasok yang akan dipilih dari beberapa pemasok yang telah memasukkan penawaran harga, sebagai dasar evaluasi untuk pemasok terdapat beberapa model yang sering digunakan antara lain:

1. Harga terendah
2. Penilaian sederhana (simple score)
3. Rata-rata tertimbang (weighted score)
4. Harga sasaran (target price)

Tentunya masih banyak metode-metode lainnya yang dapat digunakan oleh perusahaan, namun hal yang perlu diingat adalah perusahaan harus memilih metode yang sesuai dengan tujuan penawaran pekerjaan untuk mendapatkan pemasok yang sesuai. 

Sebagai contoh untuk pekerjaan yang tidak mempunyai standarisasi atau mempunyai kompleksitas tinggi, misalnya untuk pekerjaan konstruksi pabrik, sangat tidak sesuai jika perusahaan menggunakan metode harga terendah atau menggunakan metode harga sasaran untuk menentukan pemasok yang berhak untuk mengerjakan konstruksi tersebut, karena dengan semakin rendahnya harga pasti terdapat kualitas yang dikorbankan. Metode harga terendah atau harga sasaran bisa jadi sangat sesuai jika digunakan untuk proses pemilihan pemasok dengan spesifikasi yang tidak rumit, dan banyak terdapat dipasar misalnya untuk pengadaan alat tulis kantor.